Berdasarkan Permendikbud Nomor 148 tahun 2014 tentang OTK Universitas Negeri Medan, UPT Kearsipan merupakan unit pelaksana teknis di bidang pengelolaan arsip. UPT Kearsipan Univesitas Negeri Medan didirikan pada tanggal 20 Maret 2018 dengan SK Rektor Universitas Negeri Medan Nomor:0118/UN33.KEP/KP/2018.
Awal 2019, kegiatan pengelolaan arsip di UPT Kearsipan mulai diperbaharui, yang ditandai dengan diangkatnya kepala UPT Kearsipan yang pertama yakni Dra. Sri Mutmainnah, M. Si, berdasarkan SK Rektor Nomor 0422/UN33/JKP/2018.Pengoptimalan layanan kearsipan juga ditandai dengan pemanfaatan Gedung Arsip sejak 2 Januari 2019.
Sebagai Unit Pelaksana Teknis UPT Kearsipan mengemban tugas sebagai pengelola Kearsipan dan melakukan pembinaan kearsipan di setiap unit kerja dilingkungan Universitas Negeri Medan.